Инструкции: как работать с отчётами

Полное руководство по решению — по одному разделу на каждую роль. Ссылка на нужный раздел уже лежит в задаче Битрикс24, которая вам пришла — переходить никуда специально не нужно.

1. Что делает система и как устроен месяц

Раньше преподаватель переносил данные по ученику из AlfaCRM в бланк руками и сам делал PDF. Теперь данные подтягиваются сами, преподаватель пишет только комментарий и утверждает отчёт — дальше PDF, задача менеджеру, ссылка родителю и статусы формируются автоматически. Один отчёт собирается на предмет, но родителю и менеджеру он приходит объединённым — один на ребёнка со всеми предметами сразу, потому что в среднем у ребёнка 2–3 предмета одновременно.

Вход — по личной ссылке из задачи, без паролей

У решения нет общего входа и нет привязки к порталу Битрикс24: у каждого — преподавателя, менеджера, руководителя — своя персональная ссылка, которая приходит прямо в тексте задачи Битрикс24. Открыли задачу → нажали на ссылку → сразу в своём разделе, ничего вводить не нужно. Ссылка длинная и не угадывается — это и есть ключ доступа, поэтому пересылать её посторонним не стоит: тот, у кого есть ссылка, видит ровно то, что видел бы владелец задачи.

Ежемесячный цикл (Калининград, UTC+2)

Четыре статуса отчёта

Статусы одинаковы в кабинете преподавателя, менеджера и в сводке руководителя. Последний ставится сам, когда менеджер отмечает отправку — задача на этого ребёнка закрывается вместе с ним.

2. Преподавателю — заполнить и утвердить отчёты

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

Шаг 1. Откройте кабинет по ссылке из задачи

В Битрикс24 16-го числа приходит задача «Отчёты по ученикам за <месяц>» со сроком до 21-го, 15:00. В её описании — персональная ссылка на ваш список учеников. Откройте её — попадёте сразу в свой кабинет, ничего вводить не нужно. Сохраните задачу — по ней вернётесь в кабинет в любой момент.

Шаг 2. Посмотрите список

Наверху — полоса прогресса: сколько отчётов утверждено из скольких. Ниже карточки учеников: имя, предмет и группа, посещаемость и статус. Кнопка справа открывает карточку — надпись на ней меняется по статусу («Заполнить», «Продолжить», «Открыть»).

Шаг 3. Заполните карточку ученика

Всё, что можно было взять из AlfaCRM, уже подставлено. Поля сгруппированы:

Любое поле можно поправить. Исправленное помечается словом «изменено» — наведите курсор, увидите, что было в AlfaCRM. Кнопка ↺ рядом возвращает исходное значение. Ваши правки не потеряются при следующей ежемесячной сборке.

Прочерк «—» означает, что данных нет в CRM: тема занятия не записана, оценка не выставлена, поля с баллами не заведены. Можно вписать значение руками, можно оставить прочерк — отчёт сформируется в любом случае.

Подпись. Обычно отчёт выходит за подписью преподавателя, с его фотографией. Если ученика вели не вы или преподаватель уже не работает — переключите подпись на «Академический директор», заголовок блока, ФИО, должность и фото поменяются сами.

Шаг 4. Сохранить → предпросмотр → утвердить

• 💾 Сохранить — записывает черновик. Можно уйти и вернуться позже: статус станет «● Сохранён», всё введённое останется на месте.
• 👁 Предпросмотр PDF — открывает отчёт по этому предмету ровно в том виде, в каком его позже увидит родитель, но ещё до утверждения.
• ✓ Утвердить — финальное действие. Система переспросит и предупредит.

Шаг 5. Что происходит после утверждения

В карточке появляется зелёная плашка «Отчёт утверждён» и кнопка «⬇ Скачать PDF». Когда у ребёнка утверждены отчёты по всем предметам — менеджеру автоматически появляется задача на отправку именно этого ребёнка. Пока хоть один ваш предмет не утверждён — ребёнок числится у менеджера как «ждём именно вас». Утвердите отчёты по всем своим ученикам — ваша задача в Битрикс24 закроется автоматически, отдельно закрывать её не нужно.

Если вы ведёте занятия и в школе, и на курсах

Отчёты собираются только по групповым курсам (ОГЭ, ЕГЭ, средние классы) — ученики частной школы в систему не попадают, даже если их ведёте те же вы. В списке будут только ваши курсовые ученики.

Частые вопросы

Ошибся в утверждённом отчёте — что делать?

Напишите администратору решения: отчёт можно вернуть в работу, но только на нашей стороне. Если отчёт уже ушёл родителю — сначала предупредите менеджера.

Пропала ссылка на кабинет.

Она в задаче Битрикс24 «Отчёты по ученикам за <месяц>» — найдите задачу в своих задачах Битрикс24. Не нашли — попросите ссылку у администратора решения.

В списке не все мои ученики.

Отчёты формируются только по групповым курсам. Ученики частной школы и тьюторства в систему не попадают. Не хватает ученика с группового курса — сообщите: значит, в AlfaCRM за месяц по нему нет проведённых занятий.

Можно заполнять с телефона?

Да, кабинет открывается в мобильном браузере. Длинный комментарий удобнее писать с компьютера.

3. Менеджеру — отправить отчёт родителям

МЕНЕДЖЕР

Что вы получаете

21-го числа приходит одна общая задача «Отправка родителям — <месяц>» со ссылкой на ваш кабинет — там все ученики, закреплённые за вами в AlfaCRM на этот месяц. Дальше по каждому ребёнку, как только преподаватели утвердят отчёты по всем его предметам, там же появляется отдельная задача «Отправить отчёт родителям: <имя> — <месяц>» с готовым сводным отчётом и контактами родителя. Дедлайн — 25-е число, 20:00.

Кабинет менеджера

Откройте ссылку из общей задачи — увидите всех своих учеников за месяц (фильтр только по периоду):

• готовы к отправке — ссылка на сводный отчёт, PDF, контакты родителя и кнопка «✓ Отправлен родителю»;
• ждём N из M — ещё не все предметы утверждены, и сразу видно, кого из преподавателей ждать — не нужно спрашивать вручную;
• отправлен — уже отмечено.

Порядок работы

Частые вопросы

Родитель говорит, что ссылка не открывается.

Проверьте, что скопирована целиком (она длинная). Ссылка на отчёт для родителя бессрочная и работает без пароля на любом устройстве. Если не открывается у вас — сообщите администратору.

В отчёте ошибка, родителю такое отправлять нельзя.

Не отмечайте отправку. Напишите преподавателю нужного предмета и администратору — отчёт вернут в работу и перевыпустят.

Почему по одному ребёнку не хватает предмета в общем отчёте.

Значит, у этого предмета преподаватель ещё не утвердил отчёт — в кабинете рядом с этим ребёнком написано, кого именно ждать.

Пропала общая задача с кабинетом.

Найдите в своих задачах Битрикс24 «Отправка родителям — <месяц>». Не нашли — попросите ссылку у администратора решения.

4. Руководителю — сводка, фильтры и контроль

РУКОВОДИТЕЛЬ

Сводный кабинет

Ссылка на сводку приходит в задаче-сводке (по факту завершения месяца) или выдаётся администратором решения напрямую — она секретная и постоянная, можно сохранить и открывать в любой момент, не дожидаясь новой задачи. Что на странице:

• крупный показатель — сколько отчётов месяца дошло до родителей, в штуках и процентах;
• плитки по статусам — не заполнены / сохранены / утверждены / отправлены; клик по плитке фильтрует список, повторный клик снимает фильтр;
• фильтры сверху — по трём осям сразу: месяц, преподаватель, менеджер — можно сочетать любые из них, чтобы посмотреть срез по конкретному человеку за конкретный период и сравнить с другими;
• «Кто заполняет» — разбивка по преподавателям с полосой прогресса и готовностью в процентах: сразу видно, кто ещё не начал;
• «Сколько учеников у преподавателя» — график нагрузки: у кого сколько отчётов за месяц;
• «Кто отправляет» — разбивка по менеджерам (реальным, закреплённым в AlfaCRM): сколько отчётов закреплено, сколько ушло родителям и какая это доля;
• переходы в Битрикс24 — из строки можно открыть задачу преподавателя или задачу на отправку.

Задача-сводка

Когда месяц закрыт — все отчёты периода отправлены родителям — ставится задача-сводка с итогами и приходит уведомление в Битрикс24.

На что смотреть в течение месяца

5. Администратору решения — просмотр любого кабинета

АДМИНИСТРАТОР РЕШЕНИЯ Тюнинг бизнеса

По ссылкам «Все преподаватели» и «Все менеджеры» (выдаются администратором решения отдельно, той же секретностью, что и сводка) можно открыть кабинет любого преподавателя или менеджера в режиме просмотра — ровно как видит его сам владелец. Полезно, чтобы проверить, что у конкретного человека всё корректно отображается, не прося его самого зайти и показать экран. Преподаватель без учётки в Битрикс24 помечен как «нет учётки в портале» — такому задачи ставить некуда, пока клиент не заведёт ему аккаунт (тогда его учеников на время берёт на себя академический директор — так сделано для одного из преподавателей Эдукариума).

6. Родителю — что он получает

РОДИТЕЛЬ памятка для сотрудников

По ссылке открывается сводная страница отчёта по ребёнку — без пароля, на любом устройстве. Внутри — все предметы ребёнка за месяц одним отчётом в фирменном бланке Эдукариума: показатели, посещаемость, домашние работы, вовлечённость, пройденные темы, комментарии преподавателей с фотографиями и объединённый блок рекомендаций (повторы между предметами убраны). Сверху — кнопка «⬇ Скачать PDF». Ссылка постоянная, отчёт по ней доступен и позже.

Готовый текст сообщения родителю

Добрый день! Отчёт по обучению вашего ребёнка за <месяц> готов:
<ссылка>

Внутри — посещаемость, пройденные темы, комментарии преподавателей
и рекомендации по всем предметам. Ссылка открывается без пароля,
PDF можно скачать кнопкой вверху страницы. Будут вопросы — ответим.

Образовательный центр «Эдукариум»

7. Технический администратор — сервер, настройка, эксплуатация

ТЕХ. АДМИНИСТРАТОР Тюнинг бизнеса

Из чего состоит решение

Хостинг и домен

Сервис живёт на собственном сервере (VPS), не на платформе Битрикс24 — это сознательный выбор: встроенные в портал приложения зависят от отдельной платформы-посредника и её тарифов, а свой сервер даёт полный контроль (SSH, обычный systemd, без искусственных ограничений по времени установки). Публичный адрес — домен клиента (report.educarium.ru), сертификат TLS — Let's Encrypt, автопродление через certbot. Приложение — systemd-сервис otchety под отдельным непривилегированным пользователем, порт 8058, наружу — через nginx (reverse proxy + TLS).

Вход: ссылка — это и есть допуск

Отдельного логина/пароля и входа через портал Битрикс24 в решении нет. У каждого кабинета — преподавателя, менеджера, ребёнка (для родителя), сводки руководителя — свой непредсказуемый токен в адресе. Ссылка приходит человеку в личной задаче Битрикс24 (создаётся через REST по API-ключу VibeCode) или выдаётся администратором решения напрямую. Токен не индексируется поисковиками (X-Robots-Tag: noindex), не утекает в Referer (Referrer-Policy: no-referrer) и не подбирается перебором (128 бит энтропии).

Маршруты

Ежемесячный цикл

16-го в 07:00 UTC (09:00 Калининград)  cron → python -m app.scheduler
  → AlfaCRM: уроки месяца, ученики, посещаемость, темы, оценки
  → черновики отчётов в data/reports.json (ручные правки сохраняются)
  → задача каждому преподавателю со ссылкой на кабинет, дедлайн 21-е 15:00

21-го в 13:00 UTC (15:00 Калининград)  cron → python -m app.scheduler --manager
  → каждому менеджеру с закреплёнными учениками — общая задача-кабинет, дедлайн 25-е 20:00
  → дальше по каждому ребёнку задачи ставятся сами, по мере готовности всех предметов

по завершении  → задача-сводка руководителю

Пересобрать конкретный период вручную (build-only, без рассылки задач):

ssh root@<сервер>
sudo -u otchety DATA_DIR=/var/lib/otchety MAPPING_FILE=/opt/app/mapping.json \
  /opt/app/.venv/bin/python -c "from app import scheduler; scheduler.build_reports('2026-09')"

Полный цикл с рассылкой (обычно — только по cron, руками — с осторожностью, это реальные задачи реальным людям):

sudo -u otchety DATA_DIR=/var/lib/otchety /opt/app/.venv/bin/python -m app.scheduler 2026-09
sudo -u otchety DATA_DIR=/var/lib/otchety /opt/app/.venv/bin/python -m app.scheduler --manager 2026-09

Перезапуск и состояние сервиса:

sudo systemctl restart otchety
systemctl status otchety --no-pager
journalctl -u otchety -n 50 --no-pager
tail -f /var/lib/otchety/scheduler.log

Выкладка новой версии кода — rsync папок app/, templates/, assets/, scripts/ в /opt/app/ (владелец — пользователь otchety) и systemctl restart otchety. Секретов в код не кладём — всё в /opt/app/.env на сервере.

Ключевые настройки (.env)

Замена бланка отчёта

Вёрстка лежит в отдельном HTML, код её не знает. Чтобы поставить новую форму — заменить файл, сохранив подстановки {{ключ}}: student_name, group, subject, exam, entry, target, period_label, attendance, hw, active, next_theme, themes_html, comment_html, teacher_name, formed_at. Python править не нужно. Фотографии преподавателей и логотип переносятся из присланного бланка скриптом:

.venv/bin/python scripts/import_blank_assets.py <новый-бланк.html>

Фото кладутся в assets/photos/<id преподавателя в AlfaCRM>.jpg и вшиваются в PDF. Нет фото — в отчёте рисуются инициалы в круге.

Соответствие преподавателей и менеджеров AlfaCRM ↔ Битрикс24

Строится автоматически по e-mail и ФИО, несовпадения дописываются вручную в mapping.json (by_teacher_id/by_email/by_name для преподавателей, managers_by_user_id для менеджеров). Если преподаватель или менеджер не получил задачу, а отчёты у него есть — проверить это соответствие в первую очередь. Сопоставление обязательно должно учитывать e-mail — без него часть людей находится только по ФИО и может ошибиться.

Диагностика